Medezeggenschapsblog Leiden

Achter de schermen van de Universiteitsraad

Geplaatst in
Achter de schermen van de Universiteitsraad Ard Weeda (griffier, links) en Pieter Krol (voorzitter, rechts)

Het is prachtig om te zien hoeveel er op de Universiteit Leiden gebeurt om de medezeggenschap goed te laten verlopen.

In de eerste plaats zijn alle (raads)leden in faculteitsraden, dienstraden, opleidingscommissies, de studentenraad van het LUMC en de Universiteitsraad enorm belangrijk. Zonder hen is het überhaupt onmogelijk dat er sprake is van medezeggenschap. Om medezeggenschap door hen mogelijk te maken, moet er op de achtergrond veel werk worden verzet. Binnen de Universiteitsraad gebeurt dat door een onafhankelijk voorzitter en een griffier, zij zijn belangrijk in de coördinatie, organisatie en het faciliteren van de werkzaamheden van de Universiteitsraad.

Agenda

In de eerste plaats is het belangrijk dat er een duidelijke agenda tot stand komt. Er zijn jaarlijks een aantal belangrijke terugkerende agendapunten, zoals de Begroting, de Kadernota, het Jaarverslag en de Onderwijs en Examenregelingen (OER’en). Daarnaast zijn er incidentele agendapunten, die kunnen zowel door het College van Bestuur als door raadsleden zelf op de agenda worden gezet. Twee willekeurige voorbeelden daarvan zijn ontwikkelingen op het gebied van het BSA in het tweede studiejaar en het loopbaanbeleid voor promovendi (er zijn nog vele andere te bedenken). 

Stukken

Bij ieder agendapunt is het noodzakelijk dat er vergaderstukken zijn. Dit betekent dat de voorzitter en de griffier, maar vooral alle ambtenaren op het Bestuursbureau, veel werk moeten verzetten om deze stukken te maken en/of op tafel te krijgen. Met name de ambtenaren zijn ontzettend belangrijk voor een goede informatievoorziening. Zij zijn de drijvende kracht voor het College van Bestuur en daarmee ook voor de Universiteitsraad. Om al deze informatie te verkrijgen is er veel contact tussen de griffier en de voorzitter enerzijds en de ambtenaren en het College van Bestuur anderzijds nodig. De voorzitter en de griffier van de Universiteitsraad vormen vanwege hun onafhankelijke rol op deze manier een brugfunctie tussen de Universiteitsraad en (de ambtenaren van) het College van Bestuur. Dit verklaart ook waarom de voorzitter en de griffier gehuisvest zijn op het Bestuursbureau. 

Na het vergaderen

Behalve alle voorbereidingen op vergaderingen, moeten alle vergaderingen ook op een degelijke manier worden uitgewerkt. De griffier is verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen. De voorzitter is verantwoordelijk voor een heldere terugkoppeling van de resultaten van vergaderingen richting het College van Bestuur. Dit gebeurt doordat de voorzitter bijna wekelijks aanschuift bij de vergaderingen van het College van Bestuur. Samen met de griffier schrijft de voorzitter hier door middel van brieven definitieve reacties en adviezen. 

Naast het vergaderen

Naast al deze formele taken van de voorzitter en de griffier, zijn er ook een heel aantal minder formele taken. Zo gaat de Universiteitsraad een aantal keer per jaar op werkbezoek binnen de Universiteit. Dat kan een bezoek zijn aan een faculteit, een dienst of bijvoorbeeld de Honours Academy. De voorzitter en griffier zijn verantwoordelijk voor de organisatie hiervan. 

Slot

Op al deze manieren streven we ernaar de medezeggenschap zo goed mogelijk te laten functioneren. Uiteraard kan het altijd beter, mocht je daarom vragen of ideeën hebben, neem dan gerust contact met ons op. Dat kan door te mailen naar: ur@leidenuniv.nl. Verder kan je onze werkzaamheden bijhouden op de website: www.ur.leidenuniv.nl  

Plaats een reactie

Name (required)

E-mail (required)

Een avatar? Ga naar www.gravatar.com

Onthoud mij
Hou me op de hoogte van reacties